Timpul este una din cele mai prețioase resurse de care dispunem. Şi totodată una din cele mai frecvente probleme cu care ne luptăm.Indiferent de cȃt de bine ȋncercăm să ne dozăm și să ne folosim timpul, se pare că niciodată nu reușim să rezolvăm toate task-urile.
Managementul timpului presupune organizarea ȋntr-un mod eficient a acestuia astfel ȋncȃt la sfȃrșitul unei zile să ne simțim mulțumiți de ceea ce am reușit să ȋndeplinim.
Programează fiecare zi ȋn avans
Punctul de plecare ȋn a-ți organiza eficient timpul se referă la faptul că fiecare zi trebuie să fie organizată ȋn avans.
Fie că faci acest lucru seara, după ce ajungi acasă, fie dimineața ȋnainte de ȋnceperea programului.
Folosește o agendă
Cea mai bună metodă de a-ți organiza programul este să folosești o agendă ȋn care poți adăuga fiecare task.
Fiecare persoană este diferită, așa că ai la dispoziție zeci de modele din care poți alege ceea ce ți se potrivește.
Poți opta pentru o agendă care să ȋți organizeze programul, dar și numerele de telefon.
Ce trebuie să conțină programul tău?
Nu există un sistem de succes pentru organizarea simplă și eficientă a programului zilnic.
Însă, cel mai potrivit sfat pe care ȋl oferă specialiștii ȋn managementul timpului se referă la faptul că atunci cȃnd scrii un task, acesta trebuie să fie ușor de ȋnțeles și trebuie să fie cȃt mai clar.
Astfel că, atunci cȃnd ai ceva de făcut ȋncearcă să nu fii prea concis și să mȃzgȃlești doar: „De trimis raportul lui Mihai”.
Atunci cȃnd vei răsfoi agenda este posibil ca printre atȃtea nebunii să uiți despre ce raport este vorba sau să uiți din ce departament e Mihai.
Un program organizat trebuie să conțină: descrierea exactă a sarcinii, gradul de urgență (importantă sau nu, eventual deadline-ul), timpul aproximativ de realizare și eventual persoana către care trebuie trimisă.
Împarte sarcinile după priorități
În timpul zilei este posibil să primești zeci de lucruri pe care trebuie să le faci. Să scrii un articol, să suni un client, să trimiți un comunicat de presă, etc.
Atunci cȃnd se ȋntȃmplă acest lucru, cel mai bun lucru pe care ȋl poți face este să ȋți organizezi sarcinile ȋn funcție de importanța lor.
Ocupă-te mai ȋntȃi de ceea ce este fie urgent, fie mai greu, fie durează mai mult.
La ȋnceputul programului vei fi mult mai odihnit și vei da mai mult randament, rezolvȃnd cu ușurință lucrurile mai dificile.
Lasă loc și pentru lucrurile neașteptate
Unul din impedimentele ce apar atunci cȃnd vine vorba de o bună organizare a timpului se referă la imposibilitatea de a preveni lucrurile neașteptate.
De aceea, atunci cȃnd ȋți realizezi agenda pentru următoarea zi adaugă cȃteva minute ȋn plus pentru fiecare sarcină pe care o ai de ȋndeplinit.
În cazul ȋn care totul decurge fără incidente, ai cȃștigat cȃteva minute ȋn plus.
Iar dacă apare ceva neașteptat, ai cȃteva minute ȋn care poți rezolva acel lucru, avȃnd totodată posibilitatea de a-ți păstra programul neperturbat.
Organizează documentele eficient
Un birou haotic, plin de hȃrtii și diverse documente poate duce la pierderea unui timp prețios.
Organizează documentele ȋn mape, dosare și cutii. Notează pe fiecare dosar numele acestuia și adaugă o etichetă cu cȃteva detalii despre ce conține acel dosar.
Atunci cȃnd cauți ceva vei ști exact unde să verifici, iar eticheta cu detalii te ajută să nu mai pierzi minute bune răsfoind dosarul să știi exact ce conține.
Dacă mai adaugi atașamente la dosare ȋncearcă să adaugi cȃte un update pentru a-ți păstra sistemul de organizare. Vei cȃștiga mult mai mult timp.
Investește timp pentru a cȃștiga timp
În afaceri, mottoul „Investește pentru a cȃștiga” este foarte des folosit.
Acesta dă roade și ȋn managementul timpului. Dacă dorești să cȃștigi timp trebuie să investești timp. De aceea, este potrivit să lucrezi cel puțin 2-3 ore cȃt mai productiv, fără ȋntreruperi, fără distrageri.
După ce simți că ai rezolvat o parte din task-urile cele mai urgente sau cele mai importante poți face o bine meritată pauză.
Doar ai investit timp să o obții. Fă-ți o cană de ceai, ia o gură de aer, citește 5 pagini sau fă orice te relaxează și te ȋncarcă cu energie.
Nu te lăsa distras de activitățile preferate
Înainte de a pune ȋn aplicare sfaturile de mai sus, ia cȃteva momente și analizează o zi normală de lucru. Vezi unde pierzi cel mai mult timp și cu ce activități.
Vei vedea că pe lȃngă task-urile pe care le ai de rezolvat, vei pierde timp cu alte activități: verificare e-mail personal, conturi rețele sociale, precum și alte lucruri personale pe care le poți rezolva acasă.
Dacă muncești fără ȋncetare 2-3 ore, după care face o pauză, o să descoperi că ești mult mai productiv decȃt dacă faci cȃte o pauză la fiecare oră sau chiar mai devreme.
Pentru a ȋnvăța să ȋți organizezi timpul cȃt mai eficient ȋți recomand și trei cărți ȋn domeniu:
- „100 Idei Geniale: Managementul timpului” de Patrick Forsyth: sfaturi și idei pe care le poți aplica pentru o mai bună organizare a timpului,
- „Tehnica organizării timpului” de Julie Morgestern, pentru a descoperi problemele pe care le ai ȋn a-ți organiza timpul, dar și cum poți să le rezolvi eficient.
- „Învață să cȃștigi timp! Metoda „simplify your time” de Lothar Seiwert: soluții de gestionare a timpului pentru o viață echilibrată.
